Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là nghĩa vụ quan trọng đối với cả cá nhân có thu nhập chịu thuế và tổ chức chi trả thu nhập. Tuy nhiên, trên thực tế không ít trường hợp người nộp thuế chưa nắm rõ thời điểm phải thực hiện quyết toán, dẫn đến việc nộp hồ sơ chậm, phát sinh xử phạt vi phạm hành chính hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi hoàn thuế.
Vậy thời điểm phải quyết toán thuế TNCN được quy định như thế nào? Trường hợp nào bắt buộc phải quyết toán? Trường hợp nào được miễn quyết toán? Bài viết dưới đây sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp hiểu rõ các quy định hiện hành về quyết toán thuế TNCN.
1.Căn cứ pháp lý
- Việc khai thuế, khấu trừ thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân hiện nay được thực hiện theo các văn bản pháp luật chủ yếu sau:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019;
- Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15;
- Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế và các văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có);
- Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 126/2020/NĐ-CP;
- Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính và các văn bản sửa đổi, bổ sung còn hiệu lực thi hành.
Quyết toán thuế TNCN là gì?
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là thủ tục nhằm xác định chính xác nghĩa vụ thuế của người nộp thuế trong một năm tính thuế. Theo đó, cá nhân hoặc tổ chức trả thu nhập sẽ tổng hợp toàn bộ thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ, số thuế đã khấu trừ hoặc tạm nộp để xác định số thuế phải nộp thêm hoặc số thuế được hoàn.
Đây là bước quan trọng giúp người nộp thuế bảo đảm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, đồng thời bảo vệ quyền lợi của mình trong trường hợp nộp thừa thuế và đủ điều kiện được hoàn thuế.
Việc quyết toán thuế TNCN có thể do cá nhân trực tiếp thực hiện với cơ quan thuế hoặc do tổ chức trả thu nhập thực hiện thay theo hình thức ủy quyền theo quy định của pháp luật.
2.Thời điểm phải quyết toán thuế TNCN hằng năm
Theo khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân được xác định như sau:
2.1. Đối với tổ chức trả thu nhập
Tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho kỳ tính thuế năm và nộp hồ sơ quyết toán chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
Trường hợp thời hạn nộp hồ sơ trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó.
2.2. Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế
Cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế phải nộp hồ sơ quyết toán chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ tư kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Trường hợp thời hạn nộp hồ sơ rơi vào ngày nghỉ lễ, Tết hoặc ngày nghỉ cuối tuần thì được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
Việc thực hiện quyết toán đúng thời hạn không chỉ giúp người nộp thuế tuân thủ quy định pháp luật mà còn bảo đảm quyền lợi trong trường hợp phát sinh số thuế được hoàn hoặc được bù trừ vào các kỳ tính thuế tiếp theo.
3.Những trường hợp cá nhân phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Không phải mọi cá nhân có thu nhập đều bắt buộc phải trực tiếp quyết toán thuế. Tùy thuộc vào nguồn thu nhập, tình trạng khấu trừ thuế và điều kiện ủy quyền quyết toán, cá nhân có thể thuộc diện phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế.
Thông thường, cá nhân cần thực hiện quyết toán thuế trong các trường hợp sau:
3.1. Có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán
Sau khi tổng hợp toàn bộ thu nhập chịu thuế phát sinh trong năm, nếu số thuế phải nộp lớn hơn số thuế đã được khấu trừ hoặc tạm nộp thì cá nhân phải thực hiện quyết toán để kê khai và nộp phần thuế còn thiếu.
3.2. Có nhu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ số thuế nộp thừa
Trường hợp số thuế đã khấu trừ hoặc tạm nộp lớn hơn số thuế thực tế phải nộp, cá nhân có quyền thực hiện quyết toán để đề nghị hoàn thuế hoặc bù trừ với nghĩa vụ thuế của kỳ tiếp theo.
3.3. Có thu nhập từ nhiều nguồn
Người lao động có thu nhập từ nhiều tổ chức, cá nhân trả thu nhập trong cùng kỳ tính thuế cần xem xét điều kiện ủy quyền quyết toán. Nếu không đáp ứng điều kiện ủy quyền theo quy định thì phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế.
3.4. Thay đổi nơi làm việc trong năm
Các trường hợp chuyển công tác, nghỉ việc hoặc làm việc tại nhiều đơn vị trong cùng kỳ tính thuế có thể thuộc diện phải trực tiếp thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế.
4.Trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế
Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thay nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật thuế và hướng dẫn của cơ quan thuế.
Thông thường, việc ủy quyền quyết toán được áp dụng đối với người lao động:
- Có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên;
- Đang làm việc tại tổ chức trả thu nhập vào thời điểm thực hiện quyết toán;
- Đáp ứng các điều kiện được ủy quyền quyết toán theo quy định hiện hành.
Khi thực hiện ủy quyền hợp lệ, người lao động không phải trực tiếp nộp hồ sơ quyết toán thuế với cơ quan thuế.
5.Những trường hợp không phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Theo quy định hiện hành, một số trường hợp cá nhân không phải thực hiện quyết toán thuế hoặc không bắt buộc phải nộp hồ sơ quyết toán, bao gồm:
- Cá nhân thuộc trường hợp được tổ chức trả thu nhập quyết toán thay;
- Cá nhân không có số thuế phải nộp thêm và không có nhu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ số thuế nộp thừa;
- Các trường hợp được miễn quyết toán theo quy định của pháp luật thuế và hướng dẫn của cơ quan thuế.
Mặc dù vậy, cá nhân vẫn nên rà soát thông tin thu nhập và nghĩa vụ thuế của mình để bảo đảm không bỏ sót các khoản thu nhập phải kê khai hoặc các quyền lợi về hoàn thuế.
6.Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân gồm những gì?
Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán
Hồ sơ quyết toán thuế của cá nhân thường bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo mẫu quy định;
- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;
- Hồ sơ đăng ký và chứng minh người phụ thuộc (nếu có);
- Hồ sơ đề nghị hoàn thuế (nếu phát sinh hoàn thuế);
- Các tài liệu liên quan khác theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Đối với tổ chức trả thu nhập
Hồ sơ quyết toán thuế thường bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân;
- Các phụ lục kèm theo theo mẫu quy định;
- Danh sách cá nhân có thu nhập thuộc diện kê khai;
- Các tài liệu, chứng từ liên quan khác theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
Hiện nay, phần lớn thủ tục quyết toán thuế được thực hiện bằng phương thức điện tử thông qua hệ thống của cơ quan thuế, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho người nộp thuế.
7.Hậu quả của việc nộp chậm hồ sơ quyết toán thuế
Việc nộp chậm hồ sơ quyết toán thuế có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý như:
- Bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế;
- Bị tính tiền chậm nộp đối với số thuế còn thiếu;
- Kéo dài thời gian xử lý hồ sơ hoàn thuế;
- Phát sinh nghĩa vụ giải trình, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Do đó, cá nhân và tổ chức trả thu nhập cần chủ động chuẩn bị hồ sơ và thực hiện quyết toán thuế đúng thời hạn.
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là nghĩa vụ quan trọng nhằm xác định chính xác số thuế phải nộp hoặc được hoàn của người nộp thuế.
Theo quy định hiện hành, tổ chức trả thu nhập phải nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc năm dương lịch, trong khi cá nhân trực tiếp quyết toán được nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ tư kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Việc nắm rõ thời điểm quyết toán, đối tượng phải quyết toán và hồ sơ cần chuẩn bị sẽ giúp cá nhân, doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật, hạn chế rủi ro xử phạt và bảo đảm quyền lợi về thuế của mình.
