Việt Nam đang là điểm đến hấp dẫn đối với các nhà đầu tư và thương nhân nước ngoài nhờ môi trường kinh doanh ngày càng cải thiện, quy mô thị trường lớn và mạng lưới các hiệp định thương mại tự do rộng khắp. Trong quá trình tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại và thiết lập quan hệ với đối tác Việt Nam, nhiều thương nhân nước ngoài lựa chọn thành lập Văn phòng đại diện (VPĐD) thay vì thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
Tuy nhiên, để được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện nhất định và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ giúp thương nhân nước ngoài hiểu rõ thành phần hồ sơ và những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục này.
1.Căn cứ pháp lý
Việc thành lập và hoạt động của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam hiện nay được điều chỉnh chủ yếu bởi:
- Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/6/2005;
- Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
- Thông tư số 11/2016/TT-BCT ngày 05/7/2016 của Bộ Công Thương quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP;\
- Nghị định số 14/2024/NĐ-CP ngày 07/02/2024 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 07/2016/NĐ-CP;
- Các văn bản pháp luật có liên quan.
2.Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì?
Theo Luật Thương mại năm 2005, Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập nhằm thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền và bảo vệ lợi ích của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không được trực tiếp thực hiện hoạt động sinh lợi, không được ký kết và thực hiện hợp đồng kinh doanh dưới danh nghĩa của mình, trừ các trường hợp được pháp luật cho phép.
Trong phạm vi hoạt động được cấp phép, Văn phòng đại diện thường thực hiện các công việc như:
- Nghiên cứu thị trường và thu thập thông tin thương mại;
- Xúc tiến thương mại, tìm kiếm cơ hội hợp tác đầu tư và kinh doanh;
- Thiết lập, duy trì và phát triển quan hệ với đối tác tại Việt Nam;
- Theo dõi, hỗ trợ việc thực hiện các hợp đồng của công ty mẹ;
- Làm đầu mối liên lạc giữa thương nhân nước ngoài với cơ quan, tổ chức và đối tác tại Việt Nam;
- Thực hiện các hoạt động khác phù hợp với phạm vi được pháp luật cho phép.
3.Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Theo Nghị định số 07/2016/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 14/2024/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài được xem xét cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng các điều kiện sau:
Thương nhân được thành lập hợp pháp
Thương nhân nước ngoài phải được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp theo pháp luật của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi thương nhân thành lập.
Đã hoạt động tối thiểu 01 năm
Thương nhân nước ngoài phải có thời gian hoạt động từ 01 năm trở lên kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
Giấy tờ pháp lý còn hiệu lực
Trường hợp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn còn lại phải từ 01 năm trở lên tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
Nội dung hoạt động phù hợp với pháp luật Việt Nam
Nội dung hoạt động dự kiến của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết quốc tế của Việt Nam, quy định của Luật Thương mại và các quy định pháp luật có liên quan.
4.Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Theo Điều 10 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung), hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao gồm:
4.1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Đơn được lập theo mẫu do Bộ Công Thương ban hành và phải do người đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
4.2. Giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của thương nhân nước ngoài
Một trong các tài liệu sau:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
- Giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp;
- Giấy phép hoạt động;
- Hoặc tài liệu có giá trị pháp lý tương đương theo pháp luật nước ngoài.
4.3. Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện
Thương nhân nước ngoài phải ban hành quyết định hoặc văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
4.4. Tài liệu chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài
Thương nhân nước ngoài chuẩn bị một trong các tài liệu sau:
- Báo cáo tài chính đã được kiểm toán hoặc tài liệu có giá trị tương đương của năm tài chính gần nhất;
- Văn bản xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc nghĩa vụ tài chính trong năm tài chính gần nhất;
- Hoặc tài liệu khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước nơi thương nhân thành lập xác nhận về tình trạng hoạt động của thương nhân.
4.5. Giấy tờ pháp lý của người đứng đầu Văn phòng đại diện
- Đối với người nước ngoài: Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực;
- Đối với công dân Việt Nam: Bản sao căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
4.6. Tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm đặt Văn phòng đại diện
Hồ sơ thường bao gồm:
- Hợp đồng thuê địa điểm;
- Giấy tờ chứng minh quyền cho thuê của bên cho thuê;
- Các tài liệu chứng minh địa điểm dự kiến đặt Văn phòng đại diện đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật.
Địa điểm đặt Văn phòng đại diện phải phù hợp với quy hoạch, mục đích sử dụng và các quy định pháp luật liên quan về đất đai, nhà ở, xây dựng và kinh doanh bất động sản.
Các tài liệu do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp hoặc xác nhận sử dụng trong hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Các tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam trước khi nộp cho cơ quan có thẩm quyền.
5.Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của thương nhân nước ngoài, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện có thể là:
- Sở Công Thương nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện; hoặc
- Bộ Công Thương đối với một số lĩnh vực chuyên ngành theo quy định của pháp luật.
Trên thực tế, phần lớn hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện hiện nay được giải quyết tại Sở Công Thương địa phương.
6.Thời hạn giải quyết hồ sơ
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền xem xét và cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, cơ quan cấp phép sẽ có văn bản yêu cầu thương nhân nước ngoài sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo quy định.
Thành lập Văn phòng đại diện là giải pháp phù hợp cho thương nhân nước ngoài muốn nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại và xây dựng mạng lưới đối tác tại Việt Nam trước khi thực hiện các hoạt động đầu tư hoặc kinh doanh quy mô lớn.
Để được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài cần đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm đơn đề nghị, giấy phép kinh doanh, báo cáo tài chính, văn bản bổ nhiệm người đứng đầu, giấy tờ cá nhân và tài liệu về địa điểm đặt văn phòng.
Việc hiểu rõ quy định pháp luật và chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu sẽ giúp thương nhân nước ngoài tiết kiệm thời gian, chi phí và nhanh chóng đưa Văn phòng đại diện vào hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
